Por isso, hoje decidi trazer um pouco mais de informação sobre ela, para que você possa aplicar e potencializar o seu negócio.

O que é a metodologia Lean?

A metodologia lean nada mais é do que uma metodologia ágil de redução de desperdício e otimização de fluxos com base no que gera maior valor para o cliente. 

Ou seja, na prática, seria a identificação do que realmente faz sentido para o seu cliente, na visão dele, e cortar aquilo que não se encaixa ou não possui impacto direto para ele.

Qual é a origem da metodologia Lean?

Lean significa “enxuto”, pois surgiu por meio de uma orientação para reduzir processos desnecessários dentro da manufatura da Toyota. Com o tempo, essa orientação se tornou um sistema, e depois uma metodologia aplicada mundialmente.

Sistema Toyota de Produção

Ao final da Segunda Guerra Mundial, o Japão se encontrava com poucos recursos para continuar competindo com as produções do ocidente, por isso, precisaram reorganizar seus processos para manter a qualidade, reduzir desperdícios e permitir que as vendas se mantivessem. Foi assim que Taiichi Ohno e Eiji Toyoda criaram o método.

Diferente da produção em massa da Ford, o Sistema Toyota de Produção (TPS) ficou conhecido como Lean Manufacturing, e trazia um processo de produção enxuto e flexibilizado. 

Assim, eles produziam apenas o que era realmente necessário (Just-In-Time) na demanda de pedidos, e paravam a linha de produção sempre que havia algum defeito (Jidoka) para garantir que a qualidade seria mantida. 

Como o Lean se expandiu para outras áreas

Com o reconhecimento da metodologia para manufaturas, passou-se a ter o interesse em adaptar as premissas para outras áreas, mas essa transição só foi oficializada quando Womack e Daniel Jones publicaram o livro “Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth” em 1996. 

O livro aborda o conceito Lean, de forma a ser aplicado em qualquer processo ou empresa. Assim, diversas áreas passaram a adaptar e criar seus próprios conceitos, como o Lean: 

• Healthcare;

• Office;

• Construction;

• Logistic;

• Startup.

Inclusive, no Brasil houve o primeiro Lean Summit em 1998, ajudando na disseminação da metodologia pelo país.

Quais são os princípios da metodologia Lean?

Para começar a entender o que é e como aplicar, é primeiro essencial entender seus princípios inegociáveis, que precisam estar no DNA das empresas que aplicam a metodologia. Vamos lá?

1. Definição de valores pela ótica do cliente

Quem define o que faz sentido e o que agrega valor à solução, é o cliente. Por isso, é sempre essencial que sejam feitas pesquisas quantitativas e qualitativas com os clientes periodicamente, identificando quais partes da solução agregam valor e quais não.

Assim você evita criar e/ou manter produtos, recursos e processos que não realmente agregam para seus clientes.

2. Mapear o fluxo de valor

Desenhar todo o fluxo interno desde o começo até o final, ou seja, antes, durante e depois da venda de sua solução. 

Nesse mapeamento, o ideal é identificar quais pontos impactam diretamente no que agrega valor ao cliente e cortar aquelas partes do fluxo que eles não enxergam valor.

3 Estabelecer fluxo contínuo 

Garantir que esse fluxo seja contínuo e possa passar de etapa para etapa sem gargalos, mantendo a satisfação do cliente e a qualidade das entregas.

4. Produção por demanda

Não produzir sem necessidade, ou seja, nada de estoques. 

Com a metodologia você produz e roda sua solução apenas quando há clientes as demandando, evitando que funcionários estejam direcionando esforços para ações que não vão impactar o cliente.

5. Melhoria contínua na visão de todos

Conhecida como Kaizen, a ideia é que toda a equipe esteja buscando formas de deixar o fluxo e a entrega cada vez melhor, validando a visão de valor com o cliente periodicamente e sugerindo melhorias no fluxo.

Confira também: como fazer a avaliação de desempenho dos seus colaboradores.

Quais são os desperdícios eliminados pelo Lean?

Como mencionei anteriormente, a metodologia lean vem para cortar desperdícios. 

Vou começar com uma definição clara, desperdício é tudo aquilo que consome tempo sem gerar valor. 

Por isso, a técnica tem mapeado os 7 principais desperdícios a serem analisados e cortados, sendo eles:

1. Superprodução

Produção de produtos, serviços ou fluxos sem que haja uma demanda para tal. Esse tipo de hábito precisa ser cortado quando aplicado a Lean.

2. Espera

A espera se refere a um tempo ocioso, ou seja, o tempo que um funcionário ou cliente precisa ficar parado aguardando uma nova atividade ou demanda. 

Na metodologia, é essencial identificar os momentos ociosos e os motivos que causam esse gargalo, na intenção de mitigá-lo.

3. Transporte

Toda e qualquer movimentação desnecessária precisa ser cortada, principalmente nas entregas (de recursos, pessoas ou produtos). 

Todas as transações realizadas durante o fluxo precisam ser mapeadas e analisadas para cortar os desperdícios ou indevidamente longos.

4. Excesso de processamento

Esse desperdício se refere a toda etapa adicional que não possui valor claro para o cliente final. Dessa forma, durante o mapeamento de fluxo, as etapas “fillers”, que não impactam nas entregas, nem na qualidade, precisam ser mitigadas.

5. Estoques

Para além da superprodução, todos os materiais e produtos parados e sem uso precisam ser cortados, mantendo com a equipe apenas o que é necessário.

6. Movimentação

Todo deslocamento, seja de time, pessoa, produto ou produção que seja feito desnecessariamente, precisam ser cortados. 

Por isso, até mesmo as movimentações sendo feitas como reação precisam ser investigadas, para encontrar o problema real e evitar que esses deslocamentos sejam necessários.

7. Defeitos e correções

Todo retrabalho precisa ser igualmente investigado, para que sua repetição não aconteça. Os retrabalhos costumam ser o maior gargalo das empresas, sendo que pesquisas da UNISINOS indicam que mais de 80% delas podem ser mitigadas.

Como aplicar a metodologia Lean na prática?

Agora que você já entende melhor sobre o assunto, vamos entrar nos pormenores de como aplicar a metodologia lean, para aplicar em qualquer tipo de segmento. 

Vale mencionar que aqui estarei abordando o Lean Thinking, já que o Manufacturing é unicamente para manufaturas. Siga a leitura!

1. Identificação de valor

Em conversas e pesquisas com os seus clientes, identifique o que realmente agrega valor para ele, como velocidade, preço, qualidade, personalização ou funcionalidades específicas. 

É importante que cada nova leva de clientes seja questionada e entendida, para que mudanças demográficas, sazonais e mercantis possam ser mapeadas, ajustando as prioridades do seu negócio de acordo.

2. Mapeamento de fluxo de valor

Com as prioridades descobertas, chegou a hora de desenhar o fluxo completo de sua empresa, desde antes da jornada do cliente até o final dela. Tudo que precisa ser feito, deve estar mapeado em detalhes por meio de um fluxograma visual.

3. Identificação de desperdícios

Com o fluxograma desenhado, é possível passar pelas etapas de forma clara, visual e prática, buscando identificar os sete principais desperdícios em cada etapa. 

Por exemplo, se você percebe que alguma etapa costuma travar e demorar, tente encontrar no fluxo a causa dessa demora e ajuste o fluxo para otimizá-la. 

Ou então, suponha que na visualização completa do fluxo foi identificado etapas que não afetam nem a qualidade, nem a entregabilidade do seu serviço. Essa etapa precisa ser cortada e/ou otimizada.

4. Criação de um plano de ação enxuto

Tendo identificado todos os gargalos, chegou a hora de desenhar e estruturar o seu plano de ação. Nele você precisa colocar como resolverá cada um dos gargalos identificados.

Para fazer isso, primeiro utilize a metodologia 5W2H (What, Why, Who, When, Where, How and How Much), identificando para cada gargalo: 

• (What) O que é;

• (Why) Porque será cortado;

• (Who) Quem fará a ação;

• (When)Quando será feito;

• (Where) Onde será feito;

• (How) Como será feito;

• (How Much) Quanto isso custará.

Com tudo isso mapeado, defina as metas SMART desses ajustes, ou seja, crie metas que sejam específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais. 

Por exemplo: Reduzir retrabalho da equipe de folha de pagamento (específica e relevante) em pelo menos 30% (mensurável porém atingível) em três meses (temporais).

5. Aplicação e acompanhamento de resultados

Com tudo desenhado chegou a hora de executar e acompanhar periodicamente como está o andamento dos resultados. 

O acompanhamento precisa ser feito pelo menos mensalmente, mas pode ser com mais frequência se o tempo de entrega for mais curto.

O acompanhamento é essencial para mapear o comprometimento da equipe e identificar previamente as chances de não cumprimento, para otimizar o plano de ação e garantir sua entrega a tempo.

6. Atenção à melhoria contínua (Kaizen)

Por fim, não tem como falar de como aplicar a metodologia lean sem mencionar o Kaizen. 

Ao final de todo ciclo de melhoria, a visão de busca pela melhoria contínua precisa ser reforçada, ou seja, precisa ter o esforço consciente de buscar novas formas de otimizar o seu fluxo, produto ou solução.

Com isso em mente, a sua empresa sempre estará melhorando e potencializando suas entregas.

Ferramentas da metodologia Lean

Como você provavelmente percebeu, a metodologia Lean se utiliza de outras técnicas e metodologias para aplicar sua filosofia. Por isso, trouxe um resuminho sobre as diferentes aplicações possíveis dentro do plano de ação Lean, confira:

Kanban

O Kanban nada mais é do que um sistema visual do fluxo em um quadro branco, com post its e riscos para desenhar o fluxograma. Ele é tradicionalmente feito de maneira física, mas também pode ser aplicado de forma digital por sites como Miro, Canva, Figma e muitos outros.

5S

O 5S é uma metodologia japonesa de mudança de hábitos para potencializar a produtividade. Ela consiste em 5S, sendo eles, Seiri (utilização), Seiton (ordenação), Seiso (limpeza), Seiketsu (padronização) e Shitsuke (disciplina).

Para aplicar é simples:

• Senso de utilização: separe o que é realmente necessário em seu ambiente de trabalho e livre-se ou realoque aquilo que é desnecessário;

• Senso de organização: organize todos os itens necessários de forma a serem fáceis de achar, pegar e guardar corretamente. Etiquetas, marcações e organizadores são grandes aliados nessa etapa;

• Senso de limpeza: mantenha o ambiente sempre limpo e utilize a limpeza periódica para identificar fontes de sujeira ou problemas de organização que precisam ser ajustados;

• Senso de padronização: crie padrões visuais como checklists e procedimentos que auxiliem na manutenção dos tópicos anteriores;

• Senso de autodisciplina: torne a técnica como uma cultura diária sua e da sua equipe.

Kaizen

Como explicado ao longo do blog, é uma filosofia de melhoria contínua, ou seja, é a cultura diária de aplicar pequenos aprimoramentos nas rotinas e processos.

Just in Time (JIT)

É uma metodologia muito utilizada na prática Lean, que consiste em produzir/adquirir a quantidade de itens exata para a demanda, no momento exato em que a demanda surge.

Poka Yoke

O termo original era “Baka-Yoke” que significava “à prova de idiotas”, mas com o tempo o nome foi alterado para um significado menos ofensivo: “à prova de erros” (Poka-Yoke). 

É um mecanismo para sempre garantir as condições ideais de produção antes de iniciá-la, para reduzir falhas humanas. Podem ser dispositivos para otimização do processo, ou até mesmo a aplicação de rotinas para organização e preparação adequadas.

Six Sigma

Seria interessante comentar que a Flugo se inspirou no Six Sigma para desenvolver seus métodos internos e aperfeiçoar continuamente seus serviços.

É uma metodologia de gestão muito ligada ao Lean, por serem bastante complementares. 

O Six Sigma busca a redução de variabilidades que levam ao erro, o que pode ser frequentemente útil na redução de desperdícios e retrabalhos.

Nela, o processo é composto por:

1. Identificar uma oportunidade de melhoria;

2. Criar um planejamento com:

1. Cronograma;

2. Projeto A3;

3. Kick-Off (Pontapé inicial);

3. Mensuração das melhorias;

4. Identificação de causas raízes dos problemas levantados;

5. Implementação de ações que cortam as causas raízes;

6. Controle constante para que a mudança permaneça.

Benefícios da metodologia Lean

Muitas vezes a redução de riscos pode ser vista de forma muito imagética, pouco aplicável e mensurável no dia a dia. Mas, na prática, esse corte beneficia na:

1. Redução de custos: 

1. Menos retrabalho gera menos gasto desnecessário;

2. Maior produtividade pela corta de processos desnecessários;

2. Melhoria de qualidade:

1. Processos padronizados potencializam a prevenção de erros, mantendo o produto em um nível ideal;

3. Satisfação do cliente:

1. Com a qualidade preservada, a satisfação do seu cliente permanece mesmo em tempos difíceis;

4. Engajamento da equipe:

1. Processos geram ambientes mais colaborativos e motivados;

2. A busca por melhoria contínua se estende a todos, gerando uma sensação de pertencimento e missão de grupo;

5. Melhores resultados:

1. Somando todos os benefícios citados, os resultados se tornam ainda mais positivos.

Vale a pena aplicar a metodologia Lean?

Sim, vale a pena aplicar a metodologia Lean, porque é sempre interessante otimizar os resultados da sua empresa. Os únicos cenários que são contra indicados a aplicação da metodologia seriam:

• Produtos altamente customizados e personalizados a cada compra: a padronização prejudicaria o fluxo de produção;

• Ambientes de alta criatividade: ambientes de inovação radical que demanda criações sem referência base podem ser prejudicados por foco em eficiência;

• Quando as demandas são muito voláteis: empresas com demandas de variações intensas e fornecimento instável são prejudicadas com a falta de estoque.

Espero ter te ajudado no seu estudo da metodologia e que isso te auxilie na otimização dos processos de sua empresa. Fique por dentro também do meu conteúdo sobre como melhorar o atendimento, e até a próxima!

Autor:

Guilherme Simão Couto 

CEO da Flugo

Graduado em Ciências da Computação com Mestrado na área pela UEM, Guilherme participou de pesquisas e seminários robustos antes de criar sua Startup, a Flugo, criada e potencializada com a iniciativa da Incubadora Tecnológica de Maringá. 

O sistema foi desenvolvido na teoria da otimização do atendimento como uma estratégia de vendas, sendo uma solução 100% focada em melhorar a experiência do cliente.

Guilherme tem 8 anos de experiência em atendimento ao cliente, e aqui compartilha todo esse conhecimento em conteúdos para empresários e gestores que buscam melhorar seus processos internos.