Uma pesquisa recente da Gallup sobre o engajamento dos funcionários traz que, em resumo, colaboradores produzem mais e trazem mais resultado quando são engajados, podendo aumentar as chances de sucesso interno em até 5 vezes.
E a melhor forma de garantir esse engajamento, é com uma rotina de avaliação de desempenho. Vamos entender mais sobre o assunto?
O que é uma avaliação de desempenho?
A avaliação é uma forma sistemática de analisar o desempenho dos seus colaboradores, de forma quantitativa e qualitativa.
Esse processo pode ser feito com diferentes métodos e frequências, se tornando um processo essencial para a transparência entre empresa e colaborador, quanto para o engajamento e desenvolvimento profissional individual.
Com ele, você consegue identificar pontos fortes e fracos de cada um, criar um plano de ação para melhorar os fracos e potencializar os fortes, permitindo que os seus funcionários possam crescer e se desenvolver dentro da sua empresa.
Quando fazer uma avaliação de desempenho?
O processo precisa ser feito periodicamente e constantemente, mas esse tempo depende muito de cada empresa.
Em termos práticos, o ideal é que pelo menos trimestralmente seja feita uma avaliação para alinhar conhecimentos, desempenho, crescimento e próximos passos.
Ainda assim, algumas empresas optam por diferentes processos, como:
O primeiro após 45 dias, depois 90 dias, e então anualmente;
O primeiro após 30 dias, e então trimestralmente;
Semestralmente ou ao fim de ciclos fiscais/estratégicos;
Ao final de cada campanha/ciclo de produção, quando longos.
Por que avaliar os colaboradores da empresa?
A avaliação de desempenho é um processo muito benéfico tanto para o colaborador quanto para a empresa.
Para a empresa, esse processo permite que os talentos se desenvolvam e permaneçam na empresa ao invés de perdê-los para a concorrência. Segundo uma pesquisa da SHRM, essa retenção pode economizar até 40% dos custos brutos, que costumam ser causados por novas contratações.
Para além disso, pesquisas da neurociência apontam que garantir um sistema que gere antecipação é essencial para gerar motivação nos funcionários.
Eles estimulam a sensação de significado, propósito e a expectativa de novas conquistas, estabelecendo uma visão de futuro na sua instituição. Assim, você permite que seus colaboradores tenham:
Propósito claro na empresa;
Visão de futuro interno;
Planejamentos claros para alcançá-los;
Rotas de desenvolvimento profissional;
Reconhecimento de suas conquistas;
Participação em discussões do futuro da empresa.
Isso é essencial, pois, segundo a pesquisa da Gallup, times com funcionários engajados possuem 78% menos absenteísmo, 14% mais produtividade e 21% a menos de turnover.
Quais são os 9 tipos de avaliação de desempenho?
avaliação de desempenho de funcionários
Autoavaliação: você passa critérios padrões com base no cargo, senioridade e necessidades da empresa, e o colaborador faz uma análise sobre cada um deles e entrega para seu gestor;
Avaliação direta (90°): o gestor direto realiza uma avaliação do desempenho do funcionário com base em critérios pré definidos, abordando resultados e percepções;
Avaliação conjunta (180°): o gestor e o colaborador fazem uma avaliação em conjunto, por meio de diálogos e análises de desempenho, alinhando feedbacks e expectativas;
Avaliação 360°: há uma coleta quantitativa e qualitativa de feedbacks, tanto de gestores, pares, subordinados, clientes e até mesmo uma autoavaliação. Por meio dela é possível ter uma visão completa do desempenho e dos próximos passos.
Observação direta: menos formal, um dos gestores avalia e monitora diariamente o desempenho do colaborador, registrando comportamentos e resultados positivos e negativos, para posteriormente fazer a entrega do relatório.
Escala gráfica: é feito uma pontuação de 1 a 5 nos conhecimentos e competências importantes para o cargo, a senioridade e a empresa, trazendo na prática o que precisa ser ajustado.
Avaliação por objetivos: é feito com base no cumprimento ou não das metas estabelecidas anteriormente, costuma ser feita pela estrutura de metas SMART;
Índices críticos: o gestor registra todos os incidentes positivos e negativos chave que impactaram o trabalho e o desempenho na empresa, para depois repassar e gerar feedbacks construtivos com base em eventos que realmente aconteceram.
Matriz 9box: o gestor utiliza um gráfico de matriz 3x3 que cruza o desempenho atual do colaborador com o potencial futuro do cargo, para assim alinhar um plano de ação.
Passo a passo de como fazer uma avaliação de desempenho:
Existem 7 passos de como fazer avaliação de desempenho de funcionário, de uma forma prática, efetiva e rica. Siga abaixo:
1. Defina o método e critérios
Primeiramente, você precisa definir qual tipo de avaliação será feita, em qual periodicidade e 5 a 7 critérios a serem analisados.
Esse primeiro passo é essencial para guiar todos os outros, pois demanda um conhecimento aprofundado do método a ser utilizado. Então lembre-se de estudar sobre o escolhido!
2. Capacite os envolvidos
Com a definição e o estudo prontos, você precisa direcionar uma capacitação para todos que estarão envolvidos nessa avaliação.
Para além da técnica dessa avaliação, é preciso que a capacitação venha para evitar vieses, favoritismos e achismos, pois todos os feedbacks precisam ser construtivos, com base em evidências e escalas.
Seja por meio de um repasse de conhecimento, um treinamento ou o direcionamento para os conteúdos a serem estudados.
A capacitação dos envolvidos é essencial para que a metodologia escolhida seja aplicada corretamente e traga os resultados verdadeiros da avaliação.
3. Comunique as expectativas
Como todos na mesma página, chegou o momento de comunicar as expectativas de como, quando e por que essa avaliação está sendo aplicada, assim como deixar claro onde você quer chegar com essas análises.
Essa etapa é essencial para que o processo de avaliação não se torne um ambiente hostil de ansiedade e depreciação.
4. Rode a primeira avaliação de desempenho
Deixe que a avaliação rode por 7 a 10 dias, com as etapas necessárias de acordo com a metodologia escolhida. É interessante que seja feito o acompanhamento para garantir que a ação está fluindo corretamente.
5. Generalize a avaliação de desempenho
Crie um relatório único com o resultado, trazendo médias, gráficos comparativos, e destaques de pontos fortes e fracos. Esse relatório completo precisa ser feito antes do feedback, para que ele já chegue estruturado e compilado ao colaborador.
6. Dê o feedback
Marque uma reunião apenas com o gestor direto e o colaborador, com pelo menos 30 minutos de duração.
Inicie trazendo uma visão geral de como foi o processo, questione como foi para ele participar e depois inicie com os pontos positivos, depois os fatos e dados de suas entregas, passe pelos fracos e as expectativas de melhoria.
Abra espaço para que o colaborador possa comunicar suas opiniões sobre a avaliação e vocês possam desenhar em conjunto os próximos passos.
7. Crie um plano de ação
Com os próximos passos claros, chegou a hora de criar um plano de ação efetivo, com 3 a 5 ações, cada uma com prazos, responsáveis e métricas de sucesso.
Tente manter todas no imperativo “fazer, criar, estudar”, deixando claro como será feita cada uma e o que será considerada como concluída.
Esse plano de ação será usado para a próxima avaliação de desempenho.
Como evitar os erros no processo de avaliação?
Humanos cometem erros e isso é normal, mas se preparar para esses possíveis deslizes é uma ótima forma de potencializar resultados reais. Sendo assim, tenha atenção com:
Vieses inconscientes: não deixe opiniões pessoais (positivas ou negativas) afetarem uma avaliação profissional;
Expectativas não claras: após a comunicação, é essencial que se confirme o entendimento e deixe um espaço aberto para dúvidas e conversas francas sobre elas, assim, evita-se falhas na comunicação;
Desalinhamento com os objetivos da empresa: todo o processo tem que ser pensado nos objetivos empresariais, então sempre que terminar de desenhar um processo, faça o questionamento ativo sobre como eles efetivamente vão impactar nos objetivos empresariais.
Falta de constância: uma avaliação pode ser muito mais leve quando, na rotina da empresa, há a cultura de dar feedbacks construtivos e não agressivos, assim, quando a pesquisa for realizada, haverá menos surpresas e reações negativas.
Engajamento dos gestores e diretores: mesmo que as avaliações sejam muito focadas nos funcionários, os gestores precisam estar ativos e atentos para contribuir com as avaliações e acompanhar as melhorias, mantendo a empresa alinhada.
Despreparo de avaliadores: os treinamentos e capacitações são um dos pontos mais importantes do processo, e não podem ser diminuídos.
Como usar a tecnologia nas avaliações?
Até tem como fazer avaliação de desempenho de funcionário sem a utilização de tecnologias, mas pode deixar o processo muito mais moroso. Por exemplo, quando falamos da análise de desempenho de atendentes, o TME, SLA e o NPS do atendimento, são dados essenciais para fazer essa análise.
Quando se tem uma tecnologia de gestão de atendimento, com filas virtuais, agendamento online e metrificação de atendimento para visualização em dashboard, esse processo de avaliação se torna muito mais prático e pautado em dados reais.
Por isso, sempre que possível, opte por tecnologias que facilitem o processo e tragam dados verídicos sobre o desempenho do colaborador.
A metodologia de avaliação de desempenho precisa ser escolhida com base na periodicidade e nas necessidades da empresa.
Inclusive, não há necessidade de escolher apenas uma. Algumas avaliações funcionam melhor a curto prazo (como a autoavaliação, escala gráfica e observação direta), outras a médio prazo (avaliação 90º, avaliação 180º, avaliação por objetivos e índices críticos), e outras a longo prazo (avaliação 360º e matriz 9box).
Sendo assim, você pode criar uma rotina de curto, médio e longo prazo para trazer feedbacks aos seus colaboradores.
Para isso, basta escolher a metodologia com base no prazo, afinidade com a técnica, viabilidade na empresa e compatibilidade com os objetivos internos.
Quais são os 5 principais indicadores de desempenho?
Quando falamos da avaliação de desempenho de funcionários, algumas métricas precisam estar presentes, sendo elas:
Produtividade: quantidade de tarefas, entregas e metas atingidas;
Qualidade: erros e refações, satisfação das entregas e quantidade de reclamações;
Metas: quanto das metas foram batidas e quais objetivos foram alcançados;
Assiduidade: presença no trabalho e faltas justificadas ou não;
Competência: habilidades técnicas percebidas, habilidades comportamentais, habilidade de resolução de problemas e iniciativas. Podem ser medidas por meio de escalas e feedbacks.
Em resumo:
Para te ajudar no check-list, segue um resumo em tópicos para você se guiar!
A avaliação é uma forma de metrificar o desempenho dos colaboradores;
É essencial para engajamento interno e redução de turnover;
Precisa ser feito periodicamente com base nas necessidades da empresa;
Existem nove tipos principais de avaliação;
Escolha uma e faça uma pesquisa aprofundada sobre ela;
Analise produtividade, qualidade, metas, assiduidade e competência;
Capacite quem for participar e alinhe as expectativas com todos os envolvidos;
Rode a pesquisa e faça um relatório com o resultado;
Tenha um 1:1 para repassar o feedback, conversar sobre e desenhar um plano de ação.
Agora me diga, como você vai fazer a avaliação de desempenho dos seus colaboradores?
Espero que o conteúdo tenha te ajudado nessa missão, o Blog da Flugo sempre estará aqui para te ajudar com as melhores dicas que você só encontraria travado em uma fila de espera. Até a próxima!
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Autor:
Guilherme Simão Couto
SEO da Flugo
Graduado em Ciências da Computação com Mestrado na área, Guilherme participou de pesquisas e seminários robustos antes de criar sua Startup, a Flugo, criada e potencializada com a iniciativa da Incubadora Tecnológica de Maringá.
O sistema foi desenvolvido na teoria da otimização do atendimento como uma estratégia de vendas, sendo uma solução 100% focada em melhorar a experiência do cliente.
Guilherme tem 8 anos de experiência em atendimento ao cliente, e aqui compartilha todo esse conhecimento em conteúdos para empresários e gestores que buscam melhorar seus processos internos.
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